Declaratie Portal

FAQ

/

Wat betekent het ballonnetje?

Dit is de helpfunctie. Door erop te klikken krijg je meer informatie.

Category: Algemeen
Wat zijn de maximale bedragen?

In de helpfunctie (ballonnetje) wordt nadere informatie gegeven. Deze kan in de loop van de tijd veranderen.

Category: Algemeen
Ik heb een foute declaratie ingediend. Wat nu?

Als de declaratie nog niet is goedgekeurd en/of opgestuurd naar het FSSC, dan kan deze de declaratie worden vernietigd en kan een nieuwe declaratie worden ingediend. Als de declaratie al wel is opgestuurd, neem dan contact op met het FSSC. Vermeld dan het declaratienummer.

Category: Algemeen
Moet aanvraag en voorschot buitenlandse reis gelijktijdig worden ingediend?

Niet per sé. Maar het voorschot kan niet eerder dan de aanvraag worden ingediend.

Category: Buitenlandse reis
Ik moet een structuurdeel vermelden. Hoe doe ik dat?

Dat kan in de ruimte voor Opmerkingen/Toelichting. Zie ook de tekst hierover boven deze vak.

Category: Algemeen
Ik heb van iets geen bonnetje. Wat moet ik doen?

Normaliter zal altijd een bon dienen te worden overlegd. In andere gevallen zal het FSSC de gedeclareerde kosten eerst beoordelen en is het daarna een beslissing van de budgethouder of er al of niet wordt vergoed. Geef in ieder geval toelichting in het vakje op het formulier.

Category: Algemeen
Ik heb alles ingevuld, en toch meldt het systeem dat het formulier niet correct is. Wat nu?

Dit komt vaak voor omdat vergeten wordt de checkboxjes met OK onderaan het formulier aan te vinken.

Category: Algemeen
Een deel van de ontvangen rekening(en) zijn privé kosten (ik heb bijvoorbeeld mijn reis met een aantal dagen verlengd voor privé zaken). Hoe geef ik dat aan?

Vermeld alleen de kosten in het formulier die door de RUG zouden moeten worden vergoed. En vermeld bij de toelichting dat er privé zaken bij zijn en waarop dit betrekking heeft).

Category: Algemeen
Ik wil de vergoeding graag ontvangen op een andere dan de rekening waarop ik mijn salaris ontvang. Kan dat?

Nee. Dit om diverse redenen, waaronder controleerbaarheid en om te voorkomen dat een fout wordt gemaakt in het rekeningnummer.

Category: Algemeen
Mijn reis heb ik gemaakt tezamen met collega's van een andere instelling. Hoe moet ik declareren?

Ieder declareert zijn eigen deel. Dan moet eventueel worden gewerkt met een kopie van een rekening.

Ik heb gereisd met andere collega's van de RUG. Hoe moet ik declareren?

Als iedereen op hetzelfde project moet boeken, kan ieder zijn deel declareren en een aantal moet dan werken met een kopie van rekeningen (geef dit op in de toelichting). Ook kan er voor worden gekozen dat één alle kosten van een onderdeel betaalt en declareert (geef dit ook aan in de toelichting).

Als de declaranten op verschillende projecten moeten boeken, dan doet ieder dat voor zijn eigen deel. Een aantal moet dan werken met een kopie van rekeningen (geef dit op in de toelichting).

Een buitenlandse reis wordt door iemand anders georganiseerd en deze vergoedt ook de kosten. Moet ik dan nog een aanvraag indienen?

Ja. Dit vanwege de verzekering. De RUG heeft namelijk een collectieve reisverzekering en is daarnaast aansprakelijk als werkgever. Bovendien kan het voorkomen dat achteraf er toch nog enige kosten moeten worden gedeclareerd.

Waarom is Taiwan niet in lijst van landen in Declaratie Buitenlandse reis?

We gebruiken de officiële tarievenlijst van de Overheid, die uiteraard zich dient te beperken tot alleen die landen die lid zijn van de VN (Taiwan is één van de zeer weinige uitzonderingen).

In plaats van Taiwan dient daarom China te worden gebruikt.

Ik ontdek nog een bonnetje, maar ik heb de declaratie al ingediend. Wat moet ik doen?

Als op het formulier is verwezen naar de bon en de declaratie is inmiddels goedgekeurd, dan kan het bonnetje alsnog worden gestuurd naar het FSSC onder vermelding van het declaratienummer.

Als de bon niet is gedeclareerd, dan kan in principe niet meer worden vergoed. Neem contact op met het FSSC om te bezien wat de mogelijkheden zijn.

Category: Algemeen
Wat moet ik doen met ontvangen rekeningen?

Die moeten worden voorzien van een paraaf en worden meegezonden. Zie de betreffende print van de declaratie.

Category: Algemeen
Ik heb een aanvraag voor een buitenlandse reis voor iemand zonder P-nummer (externe of student) gedaan. Nu moet deze declareren. Hoe doet hij dat?

Daarvoor gebruikt hij optie 2: het formulier voor derden.

Binnen welke termijn moet ik een declaratie ingediend hebben?

Twee maanden. Alleen bij overmacht kan een andere termijn worden gehanteerd.

Category: Algemeen
Wat moet ik doen als er bij ATPI een fout is gemaakt bij een boeking?

Neem dan contact op met de helpdesk voor buitenlandse reizen van ATPI.

Category: Buitenlandse reis
 
Naar boven