Declaratie Portal

FAQ

/

Moet aanvraag en voorschot buitenlandse reis gelijktijdig worden ingediend?

Niet per sé. Maar het voorschot kan niet eerder dan de aanvraag worden ingediend.

Category: Buitenlandse reis
Mijn reis heb ik gemaakt tezamen met collega's van een andere instelling. Hoe moet ik declareren?

Ieder declareert zijn eigen deel. Dan moet eventueel worden gewerkt met een kopie van een rekening.

Een buitenlandse reis wordt door iemand anders georganiseerd en deze vergoedt ook de kosten. Moet ik dan nog een aanvraag indienen?

Ja. Dit vanwege de verzekering. De RUG heeft namelijk een collectieve reisverzekering en is daarnaast aansprakelijk als werkgever. Bovendien kan het voorkomen dat achteraf er toch nog enige kosten moeten worden gedeclareerd.

Wie hebben een BRA nummer nodig?

Iedereen die op kosten van de RUG boekt bij ATPI heeft een BRA nummer nodig. Medewerkers kunnen zelf een BRA nummer aanvragen via de Declaratieportaal. Studenten en gasten kunnen een BRA nummer via een medewerker verkrijgen (medewerker logt in voor formulier voor iemand anders).

Category: Buitenlandse reis
Mag ik alvast een reis boeken als de goedkeuring nog niet binnen is?

De goedkeuring van een reisaanvraag duurt soms twee weken. Dan mag u alvast boeken. Het aanvraagnummer (BRA-nummer) is reeds bekend. Het risico van het niet verkrijgen van een goedgekeurde reisaanvraag ligt bij u als aanvrager.

Category: Buitenlandse reis
Waarom is Taiwan niet in lijst van landen in Declaratie Buitenlandse reis?

We gebruiken de officiële tarievenlijst van de Overheid, die uiteraard zich dient te beperken tot alleen die landen die lid zijn van de VN (Taiwan is één van de zeer weinige uitzonderingen).

In plaats van Taiwan dient daarom China te worden gebruikt.

Category: Buitenlandse reis
Ik heb een aanvraag voor een buitenlandse reis voor iemand zonder P-nummer (externe of student) gedaan. Nu moet deze declareren. Hoe doet hij dat?

Daarvoor gebruikt hij optie 2: het formulier voor derden.

Waar vind ik meer informatie over het boeken van een reis bij ATPI?

Meer informatie vindt u in de Producten en Diensten Catalogus:

https://myuniversity.rug.nl/infonet/medewerkers/faciliteiten-voorzieningen/pdc/serviceportal/informatie/reis-verblijf/buitenland/

Category: Buitenlandse reis
Hoe is de privacy gewaarborgd bij het boeken van een reis bij ATPI?

Naast het lopende contract is een verwerkersovereenkomst afgesloten met ATPI. Op grond van deze verwerkersovereenkomst zijn de RUG en ATPI gezamenlijk verplicht een hoog niveau van bescherming van uw persoonsgegevens te bieden en zich te houden aan de privacywetgeving.

Een concrete uitwerking hiervan is dat het wachtwoordenbeheer niet meer bij ATPI wordt belegd maar bij de RUG. Dat houdt in dat men kan inloggen via het Do It Yourself menu op MyUniversity en ook binnenkort op de Declaratieportal. Gebruikers van E-profile en E-Travel krijgen persoonlijk bericht over de wijzigingen.

Category: Buitenlandse reis
Hoe kan voor een derde betalingen worden gedaan aan landen waartegen sancties bestaan?

De Verenigde Naties (VN), de Europese Unie (EU) en de Verenigde Staten (VS) hanteren al enige jaren restrictieve maatregelen ('sancties') tegen bepaalde landen. Deze maatregelen betreffen onder andere financiële beperkingen, zoals girale betalingen. Het gaat hierbij om o.a. om betalingen aan volgende landen: Cuba, Iran, Noord-Korea en Syrië.

Het is niet mogelijk om bijvoorbeeld reiskostendeclaraties giraal uit te betalen aan personen met een bankrekening in de betreffende landen.

Heeft u een gast of sollicitant uit één van deze landen die zijn/haar kosten vergoed zou moeten krijgen? Neem dan direct telefonisch contact op met de Servicedesk van het Financial Shared Service Centre (FSSC): (050 36) 34000.

Category: Buitenlandse reis
 
Naar boven